Google Workspace 申請及導入全解說
專欄發布日期：2024.04.27
本篇是關於如何順利申請 Google Workspace ，申請前需要做哪些事前準備，以及需具備哪些條件，同時說明 Google Workspace 初期設定的流程重點。
※ 如想在導入前體驗付費版 Google Workspace 的功能，可透過田中系統申請30天免費試用（Google 官方僅可免費試用14天）。
申請流程① 申請前先決定好五件事
當您決定透過導入 Google Workspace 來更新企業的雲端協作平台時，具體來說該進行哪些準備呢？為了可以從申請 Google Workspace 到完成導入一路順暢，首先您該準備好以下五件事情。
決定 Google Workspace 版本
Google Workspace 導入流程開始前，您必須先決定要使用的版本。 Google Workspace 提供6種版本可選擇：300人以下有3種、300人以上有3種。下面列舉企業初次導入時，最常選擇的五種版本，完整的版本差異一覽表請見價格表。
| Business Starter | Business Standard | Business Plus | Enterprise Standard | Enterprise Plus | |
|---|---|---|---|---|---|
| 年約費用/位 | NT$2,713 | NT$5,426 | NT$8,527 | NT$10,465 | NT$13,566 |
| 使用人數上限 | 300人 | 300人 | 300人 | 不限 | 不限 |
| 官方支援時間 | 全年24小時 | 全年24小時 | 全年24小時 | 全年24小時 | 全年24小時 |
| 雲端儲存空間 （可共用） | 30GB | 2TB | 5TB | 5TB | 5TB |
| Meet視訊會議 | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ |
| Meet 視訊會議人數上限 | 100人 | 150人 | 500人 | 500人 | 1,000人 |
| Meet 直播視訊會議人數上限 | ✕ | ✕ | ✕ | 10,000人 | 10,000人 |
| Meet 錄製視訊會議 | ✕ | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ |
| Gmail 信箱 | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ |
| Google 日曆 | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ |
| 文書編輯工具 | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ |
| Chat 即時通訊 | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ |
| 共用雲端硬碟 | ✕ | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ |
| 保管箱 | ✕ | ✕ | ◯ | ◯ | ◯ |
每個版本皆以1名使用者為單位，每月所需費用、可使用人數及功能各有不同。依照企業的需求選擇最合適的版本吧！
決定使用人數
版本選定後，接著決定有多少人要使用吧！ Google Workspace 可先從部分職員開始試用、導入，不一定一開始就要簽約購買公司全體員工的數量。您也可申請 Google Workspace 免費試用體驗看看。
擬定轉移計畫與日程表
確定使用者數量後，規劃一份從現在的辦公系統轉移到 Google Workspace 的日程表 。該如何改變公司内部的資訊不流通，以及要建立怎樣的雲端管理的制度？首要做的就是思考哪些功能是必要的。擬定轉移計畫能讓「轉移過程會遇到的課題？」、「該在哪個時機點轉移？」等等的事情更加明確，在接下來的流程中就能更順利進行。
決定管理者・導入負責人
決定好轉移到 Google Workspace 的日程後，下一步是決定企業内的「管理員」。管理員可以登入 Google Workspace 管理平台，並擁有修改每一位使用者的設定及功能限制的權限。為了未來可順利管理，請務必從企業內部的管理部門、資訊部門等處指派合適的人才。管理員權限可開放給複數人員。
並從管理員們中選出1名，在 Google Workspace 導入過程中，擔任簽約、初期設定等作業的負責人。
如貴司是初次使用 Google Workspace ，或沒有能設定的IT人員，田中系統提供網域註冊與 DNS 管理服務。我們將指派專員以最快的速度完成初期設定，您只需要登入即可開始使用 Google Workspace 。
Google Workspace 導入前的田中系統加值服務：網域註冊與DNS管理
決定導入支援人選
當公司內部實際開始使用 Google Workspace 時，雖然有很多便利的功能，但並非所有員工都會使用。「這個地方要怎麼用啊… 該跟誰請教好呢？」像這樣的情形也是有可能發生的。
為了不要讓這樣的情形發生，事先決定好 Google Workspace 的「導入負責人」是必要的。有事前決定導入負責人的話，問題發生時也能迅速應對，站在企業的角度來看也更能活用 Google Workspace 各式各樣的功能。
雖然這個角色稱之為導入負責人，但假設貴司是第一次接觸 Google Workspace ，公司內部並不一定具備 IT 專業的人才。如是沒有 IT 人員的企業，可以委託像田中系統這樣的「菁英經銷商」。我們提供電話、郵件、視訊會議等多元的支援方式。因每家經銷商的價格、客戶服務、擴充功能提供的有無等等皆不盡相同，如果有不清楚或考量的地方都可以與我們諮詢。
【延伸閱讀】挑選 Google Workspace 經銷商要注意的地方
申請流程② 申請前需準備好的項目
為您介紹實際申請 Google Workspace 時，需要準備的事項。
企業網域
Google Workspace 提供企業專用的電子郵件服務，在電子郵件地址「@」後面顯示企業的專屬網域。專屬網域就好比網路世界的地址，，藉由使用企業專用的電子郵件，可提升客戶的信任感。
信用卡
如您的公司要使用「與 Google直接簽約 」的方式購買 Google Workspace ，只能使用信用卡支付每月費用。如想使用匯款支付費用，可透過經銷商購買，田中系統除了可接受匯款，還會開立統一發票。
智慧型手機
非上班時間或外出除了平常使用的電腦，其他裝置要登入帳號時，需要可執行兩步驟驗證的智慧型手機。利用智慧型手機就能在 Google 的應用程式順利操作，讓工作變得格外便利。
申請流程③ 申請 Google Workspace 的管道
申請前將規劃好的人員、日程及所需物品準備好後，實際有哪些申請 Google Workspace 的方法呢？
直接與 Google 申請
申請 Google Workspace 的方式有2種，第一種為企業直接於 Google 官方網站申請。
委託經銷商申請
第二種方式為委託官方認證的 Google Workspace 經銷商向 Google 申請，通常透過經銷商申請有很大的機會可獲得更齊全的服務，或取得比官網更優惠的價格，另外還可申請30天免費試用，請務必活用這些資源。
申請流程④ 設定 Google Workspace
Google Workspace 的初期設定可由公司負責人來執行，初期設定的方法如下：
1. 進行 DNS 設定（證明公司擁有網域所有權）
在 Google Workspace 網域的 DNS 設定中新增 TXT 記錄，用於證明您的公司是該網域的所有者。完成新增後， Gmail 以外的服務也能使用（確認您的網域是否已通過驗證：https://support.google.com/a/answer/60216?hl=zh-Hant）
2. 使用者登入
由 Google 管理控制台創建所有的使用者帳號及群組信箱，並在下個階段變更內送郵件伺服器後，過去使用的郵件伺服器即不可再使用。因此，後續收信請使用 Google Workspace 電子郵件。
3.使用 Gmail 前必須先設定 DNS
在網域的 DNS 管理介面中變更郵件交換紀錄（MX record） 的設定，將電子郵件伺服器切換成 Google 的伺服器。如此一來，就能透過 Google Workspace 的帳號使用 Gmail 收發信了。
※ 如有一部分的使用者不使用 Gmail ，想延用既有郵件伺服器的話，就不適用上述方法，必須設定更高頻率的電子郵件轉送設定。（詳情請見「既有伺服器與 Google Workspace 並存（雙重傳送）」）
如對上述的作業流程感到困惑，也可以委託 Google 經銷商協助初期設定。田中系統提供多元且豐富的支援服務，由 Google Workspace 專家來幫助您完成。
有計畫地申請・導入 Google Workspace
以上就是申請 Google Workspace 的流程及事前準備的解說。為了避免發生與 Google 官方簽約、遇到困難後，才知道原來經銷商也可以諮詢，反而耗費更多的時間與精力。制定涵蓋入後的制度建立計畫，以及該準備哪些東西的日程表，有計劃地開始申請流程是非常重要的。
如您想更進一步瞭解準備、申請 Google Workspace 的方法，歡迎與田中系統的 Google Workspace 專家團隊聯繫，讓我們協助您！
