在田中系統的協助下成功從資料從 G Suite 轉移到 Google Workspace

摘要

9media株式會社（株式会社ナインメディア）最初使用免費版的 G Suite，但由於2022年8月1日起 Google 終止免費版 G Suite 的服務，加上公司分立，因此決定升級為 Google Workspace。 本次訪問了他們決定使用 Google Workspace 及最終選擇與田中系統購買的原因。

客戶基本資訊

升級至 GoogleWorkspace 及選擇經銷商的過程

① 在公司分立的時間點，從 G Suite 升級到 Google Workspace

約10年前公司成立時，因為想要有公司網域名稱的Email地址，所以當時導入了免費版的 G Suite，並持續使用至今。 藉著免費版服務終止的契機，我們開始考慮是否要改用其他的雲端辦公軟體，像是 Microsoft365。在研究其他產品時，我們發現若選擇不繼續使用Google的服務，就需要進行數據轉移等。經內部討論後，因為不習慣使用其他辦公軟體，加上覺得轉移現有數據很困難，最終選擇繼續使用習慣的 Google Workspace。

外加當時我們正在進行公司分立，需要為關係集團的公司建立新的帳號，因此決定同步使用 Google Workspace。

② 為實現完全地遠距辦公所必備的資料管理

原先公司內部使用 NAS 作為共享伺服器，很少使用 Google 雲端硬碟。但因疫情蔓延，我們一直使用的 NAS 讓我們難以實施遠距辦公。

我們嘗試使用其他檔案伺服器替代，但問題是它們很難用。因此，我們決定更加活用Google 雲端硬碟，來滿足可以將資料儲存在雲端和遠端辦公。

③選擇能夠提供資料遷移等支援的代理商購買

在幫集團公司取得新帳戶時，雖然有考慮過直接跟 Google 購買。但由於要將數據從現在使用中的帳戶遷移過去，我們的想法是不熟悉的工作還是請人協助比較好。因此，最終的結論是透過有提供支援服務的經銷商購買。

我們同時諮詢了不同家經銷商，其中田中系統在導入前的說明十分仔細、易懂。在業務專員的交流過程中，覺得他們「在導入後也會提供一樣的支援服務」，因此決定跟田中系統購買 Google Workspace。

開始使用 Google Workspace 後的改變

① 保留以 Google 為主的工作環境下更新體制

自開始使用 G Suite 以來，公司內部已習慣使用 Google 的工作環境，例如透過 Gmail 和 Google 日曆共享日程安排和預訂會議室等。雖猶豫過是否要改用其他家公司的服務，但比起這點，我們首要的需求是能幫助我們度過疫情的體制，且不需要大幅改變我們熟悉的工作環境。以結果來說，很高興我們選擇繼續使用 Google 的服務。

② 使用共用雲端硬碟，讓員工無論在辦公室內外都能存取

原先使用的 G Suite 免費版本只有個人雲端硬碟的功能，因此組織很難設定檔案共用的規則和使用 Google 雲端硬碟，故沒辦法充分活用它。

不過，現在使用的 Google Workspace 版本有共用雲端硬碟，讓管理員能更輕鬆地控制每位使用者的權限及能否與外部分享。它既能像傳統的 NAS 一樣不與外部人員存取，又能讓員工能夠從辦公室外部（例如家裡）存取檔案。

加上，共用雲端硬碟的功能基本上都是過去使用過的，所以員工使用起來很順手，也沒有太多的困惑。

③ 在田中系統的協助下順利完成資料遷移

為集團公司操作新的 Google Workspace 帳號時，必須將現有帳號雲端硬碟內的文件搬到新帳號，也要設定接收電子郵件的外部郵件伺服器的資料移轉到 Gmail。操作的過程中有很多問號的地方，所以很常跟田中系統的專員諮詢，多虧他們仔細的說明，很順利地完成資料遷移。

未來展望

公司內部對於 Google 雲端硬碟 的使用規則仍不夠完善，因此希望藉取代傳統共享伺服器的契機，好好制定使用規則。

此外，雖然公司內部的文件統一使用 Google 文件製作，但有時與公司外部的人員分享文件得用 Word 或 Excel 檔。這種時候只要上傳到 Google 雲端硬碟，就能在電腦上編輯 Word 或 Excel 格式的檔案，非常方便。至今還有許多員工不知道這種做法，因此想繼續摸索更多能好用的功能，讓大家工作很便利。

另外也因為疫情的影響，線上會議的使用次數大幅增加，雖然目前以 Zoom 為主流，但內部也正在討論未來改用 Google Meet。因為現在購買的 Business Standard 版本，具備錄影和分組討論室的功能，幫助員工們更輕鬆、簡單地進行討論。

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