「感謝有 Google Workspace 經銷商，可以提供許多 Google 官方之外的服務跟協助。」

摘要

齊優空間經由田中系統協助，從舊系統切換至介面友善、學習容易且能輕鬆與其他工具整合的辦公雲端軟體 Google Workspace，過程無痛、無資料遺失，並獲得可供報帳的三聯式，有效避免稅務問題。Google Workspace 提供的多項應用程式如 Meet 視訊會議工具便於遠距辦公的員工參與會議、設定共用日曆也可妥善管理會議室資源，讓內部的協作更加順暢，工作效率大幅提升。

客戶基本資訊

齊優空間股份有限公司

面臨的挑戰

舊有系統介面不友善，且簽名檔僅能設定文字

在初創公司時，齊優空間股份有限公司（以下簡稱可庫空間）是使用台灣的某虛擬主機代管商及其提供的郵件套組服務，但其代管商提供的應用介面十分不友善，令成員組成多為 30 歲以下的夥伴，經常在使用時有穿越時空的感覺。且其近年電子郵件的設計不再單純死板，企業的簽名檔也會搭配色彩、圖片進行設計，但其代管商的郵件套組僅能設定文字，讓屬於新創企業的可庫空間更感縛手縛腳，興起更換系統的念頭。

內部無IT相關人員，擔心自行切換造成資料流失

相較於一般中小企業，可庫空間本身的經營理念，便是幫助使用者在工作與休閒間取得質感平衡，因此，可庫空間也願意為了提升員工工作品質而嘗試不同系統。但礙於公司內部沒有擁有 IT 背景的人員，儘管想切換使用其他系統，仍會擔心在切換時會有資料遺失或造成營運中斷。另外，若直接跟如 Google 的境外公司刷卡購買企業辦公軟體，僅能獲得付款收據而非發票，在稅務上會有問題，被國稅局抓到更可能被罰款。

員工需遠距辦公，但視訊、協作資源整合不完全

可庫空間作為多元辦空間的服務提供者，本身也樂於接納遠距辦公等未來工作新常態，正好，公司內部優秀的人才因個人因素需長期待在國外，由於經常無法面對面參與重要會議，因此需要有穩定的視訊會議工具及協作工具，避免不必要的溝通。另外，由於辦公室的會議空間沒有統一的預約方式，更曾遇過員工各自邀請的兩組客戶同時來拜訪，卻僅剩一個會議間的尷尬狀況。

田中系統提供的解決方法

使用企業版 Gmail，介面友善且整合性高

在評估新的郵件系統時，先以最多人正在使用的企業版 Gmail（Google Workspace） 及Outlook 做內部評選，並以學習不複雜、介面設計友善及整合性高做為評選標準。由於多數員工本身就是個人版 Gmail 的重度使用者，從學生時期也陸續使用過其他應用，如 Google 雲端硬碟、Google 表單、Google 試算表來撰寫報告及繳交，對於功能及操作皆已相當熟悉，且可庫空間原先便有使用其他雲端專案管理平台，在加上整合性的考量後選擇上手快、整合性高且方便的 Google Workspace。

田中系統協助無痛切換，並有可報帳之發票

可庫空間表示由於有系統切換的需求，在與田中系統合作前也針對多家 Google Workspace 經銷商做過評估，在與經銷商們聯繫的過程，僅田中系統有服務的熱忱，不僅回覆快速，且在諮詢遷移、導入等事宜時也能夠專業的回答，因此選擇由田中系統協助進行 Google Workspace 設定。在切換系統初期，有許多技術上的設定，也都在專員 Rose 的輔導下，順利設定完成，不但無資料遺漏，也沒有營運中斷的問題，另外，也能經由 Google 官方認證的菁英經銷商田中系統獲得三聯式發票，解決了重要的稅務問題。

視訊會議 Meet 為首選、共用日曆管理內部資源

Google Workspace 除了企業版 Gmail，也包含如視訊會議工具 Meet、日曆 Calendar、雲端硬碟 Drive、文件 Doc、試算表 Sheet 等其他應用程式，讓企業在協作、資源共享上都能更全面的同步，可庫空間在導入 Google Workspace 後，經由田中系統專員 Rose 輔導，使用其提供的視訊會議工具 Meet 與遠距工作的同仁會議，在外辦公也可用手機線上會議，完全不受時間地點限制。另外，可庫空間更建立會議室預約資源，讓內部同仁皆能清楚知道指定時段的會議空間是否仍有空檔，提前做出改期或另尋會議地點的抉擇，也避免再次發生客人到公司才發現無會議室可用的尷尬窘境。

成果&效益

靈活應用 Google Workspace，內部協作更加順利

可庫空間的員工組成較年輕，多數人自學生時期起即使用 Google 應用程式，因此在田中系統協助將就系統遷移至 Google Workspace 後便能快速上手，其中 Gmail 可設定群組信箱便於信件管理、Meet 視訊會議讓不在辦公室的同仁也能順利進行會議、共用日曆解決了搶用會議室資源的困擾。且經由 Google 官方認證的經銷商田中系統，獲得許多官方沒有的服務，例如客戶服務平台、功能新知電子報及可報帳的三聯式發票，讓可庫空間的內部協作更加順暢。

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