更新日期：2026 年 8 月 17 日｜適合需要批次寄送客製化信件的業務、行銷、客服人員

摘要 需要一次寄送幾十封、甚至幾百封客製化信件，每封內容要帶不同的收件人姓名、金額、優惠碼？這篇教你用 Google 官方免費工具——Google 試算表加 Apps Script，不用安裝任何第三方外掛，就能做到合併郵件。整個設定大概 10 分鐘，學會之後可以重複使用。

目次

  1. 合併郵件是什麼，適合什麼情境
  2. 步驟一：複製官方範例試算表
  3. 步驟二：填入收件人資料
  4. 步驟三：在 Gmail 建立信件草稿
  5. 步驟四：執行合併郵件
  6. 常見問題和發送限制
  7. 進階：用 Gemini 或 GAS 做更聰明的客製化
  8. FAQ
  9. 參考文獻

合併郵件是什麼，適合什麼情境

合併郵件是把一份收件人資料清單，跟一封信件範本結合，自動產生每個人專屬的客製化信件並批次寄出。你只需要寫一次信件內容，剩下的姓名、金額、優惠碼這些變動的資訊，系統會自動幫你代入。

常見的使用情境包括：業務團隊寄送客製化報價單、行銷團隊發送個人化優惠碼、活動主辦單位寄送報名確認信、客服團隊批次通知客戶帳單資訊。這些工作如果一封一封手動改內容、複製貼上，幾十封就要花上大半天，合併郵件可以把這件事壓縮到幾分鐘。

市面上有不少付費外掛可以做這件事，但其實 Google 官方就提供免費、開源的做法，不需要額外安裝任何東西，接下來直接示範怎麼做。

步驟一：複製官方範例試算表

Google 官方在開發者文件裡提供了一份現成的範例試算表，裡面已經內建好合併郵件需要的 Apps Script 程式碼，不需要自己寫。

點擊這個連結：Gmail/Sheets mail merge 範例試算表，會直接跳出「建立副本」的提示畫面，點藍色的「建立副本」按鈕，系統就會複製一份到你自己的雲端硬碟。

建立副本畫面，標示建立副本按鈕位置

步驟二：填入收件人資料

複製完成後會直接開啟這份試算表。第一列是欄位標題，Recipient 這一欄是必要欄位，填收件人的 email；其他欄位可以自訂，例如姓名、公司、優惠碼、金額，這些欄位名稱等一下會變成信件裡可以代入的占位符。

Email Sent 這一欄不用手動填，寄送完成後系統會自動記錄寄送時間。

試算表欄位結構，包含 Recipient 欄和自訂欄位

步驟三：在 Gmail 建立信件草稿

打開 Gmail，點左上角「寫信」，開始撰寫信件內容。要代入試算表資料的地方，用雙大括號包住對應的欄位名稱，例如 {{First name}}、{{Discount code}}。

占位符要跟試算表第一列的欄位名稱完全一致，包含大小寫，不然系統會抓不到對應的資料。

Gmail 草稿畫面，內文使用雙大括號占位符

寫完之後不要按傳送，讓它留在草稿匣，並且複製這封信的主旨文字，下一步會用到。

步驟四：執行合併郵件

回到試算表，點選單列的「Mail Merge」，選單裡會出現「Send Emails」。如果選單列沒看到「Mail Merge」這個選項，先重新整理頁面。

選單列顯示 Mail Merge 展開後的 Send Emails 選項

第一次執行時，系統會要求你授權腳本存取 Gmail 和試算表的權限。因為這份腳本不是 Google 官方認證的應用程式（雖然程式碼是 Google 提供的範例），畫面會顯示「這個應用程式未經 Google 驗證」的警告，這是正常的，點選「進階」再點「前往『Gmail/Sheets mail merge』（不安全）」繼續。

未驗證應用程式警告畫面

接著會看到選取授權範圍的畫面，列出這個腳本需要的權限：讀寫 Gmail、存取試算表、以你的身分寄送郵件。全部打勾後點繼續。

選取授權範圍畫面

授權完成後，再點一次「Mail Merge」>「Send Emails」，這次會跳出輸入框，貼上剛才複製的信件主旨，按確定。

貼上信件主旨的輸入框畫面

信件就會開始批次寄出，寄送完成後回到試算表，Email Sent 欄會自動填上每一列的寄送時間，代表寄送成功。

寄送完成，Email Sent 欄自動記錄時間

常見問題和發送限制

一般 Gmail 帳號每天大約可以寄 100 封，Google Workspace 帳號依方案不同，上限落在 1,500 封左右。這是 Google 官方的寄送配額限制，不是這個腳本本身造成的限制，超過額度會直接被 Gmail 擋下，隔天配額重置後才能繼續寄。

如果你的收件人清單比較大，建議分批寄送，或是把清單拆成好幾天執行。

進階：用 Gemini 或 GAS 做更聰明的客製化

上面示範的方法是「固定文字加資料代入」，如果你需要更聰明的客製化——比如根據每個客戶的產業別自動調整信件語氣、或是根據試算表裡的備註欄自動生成不同的開場白——可以在這個腳本基礎上，加一段呼叫 Gemini API 的程式碼，讓每封信不只是代入資料，而是由 AI 生成專屬內容。

這部分屬於進階的 GAS 自動化應用，如果想系統性學習怎麼把 Gemini 串進日常的 Workspace 工作流程，田中系統的 AI 企業內訓課程 有專門的 GAS 自動化實作課程，從基礎操作到進階整合都有涵蓋。

FAQ

Q：Gmail 合併郵件需要安裝外掛嗎？

不需要。Google 官方提供免費的範例試算表，內建 Apps Script 程式碼，複製一份就能直接使用，不用安裝任何第三方外掛。

Q：合併郵件一天最多可以寄幾封？

一般 Gmail 帳號每天約 100 封，Google Workspace 帳號依方案不同，上限約 1,500 封。這是 Google 官方的寄送配額限制，超過會被暫時擋下。

Q：為什麼會出現「這個應用程式未經 Google 驗證」的警告？

因為這份 Apps Script 是你自己複製到帳號底下的專案，不是 Google 官方認證的正式應用程式，所以會顯示未驗證警告。程式碼本身是 Google 官方文件提供的範例，可以放心繼續操作。

Q：占位符寫錯或欄位名稱對不上會怎樣？

占位符必須跟試算表第一列的欄位名稱完全一致，包含大小寫。如果對不上，該欄位會直接留空或顯示錯誤，不會中斷整個寄送流程，但建議寄送前先用少量測試資料確認格式正確。

Q：可以用 AI 讓每封信的內容更客製化嗎？

可以。在範例程式碼的基礎上加入 Gemini API 呼叫，可以讓每封信根據試算表裡的資料自動生成不同的內容，而不只是單純代入固定欄位，適合需要更精準客製化的行銷或業務場景。

參考文獻

  1. Google for Developers — Create a mail merge with Gmail & Google Sheets
    https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/mail-merge

  2. Google Apps Script — Quotas for Google services
    https://developers.google.com/apps-script/guides/services/quotas