更新日期：2026 年 8 月 19 日｜適合需要重複寄送類似內容信件的業務、客服、行政人員
摘要 業務跟催、客服回覆、會議確認信，這些內容大同小異的信件，如果每次都手動重打，其實是在浪費時間。Gmail 內建「範本」功能（舊名罐頭回覆），存一次以後兩下點擊就能插入使用，甚至可以搭配篩選器設成自動回覆。這篇照 Google 官方最新步驟，教你怎麼開啟、建立、使用範本。
目次
範本是什麼，跟合併郵件差在哪
範本是把一封固定內容的信存起來，下次要寄類似的信時，兩下點擊就能整段插入，不用重新打字。適合用在內容幾乎不變的情境，例如客服的標準回覆、會議邀請確認、報價單附帶說明。
範本跟合併郵件不是同一個功能。範本儲存的是固定內容，插入之後你還是可以手動修改；如果你要的是「每封信內容都不一樣」——像是自動帶入每個收件人的姓名、金額、優惠碼——那你要的其實是合併郵件，不是範本。這兩個功能常被搞混，但用途完全不同，如果你需要的是後者，可以看Gmail 合併郵件教學這篇。
範本這個功能舊名叫「罐頭回覆」，現在介面中已改稱「範本」。如果你在舊教學裡看到「罐頭回覆」，指的就是現在的範本功能。
步驟一：開啟範本功能
範本預設是關閉的，第一次使用要先手動開啟。
進入 Gmail，點右上角齒輪圖示「設定」，選「查看所有設定」，切到頂端的「進階」分頁，找到「範本」這一項，點旁邊的「啟用」，捲到頁面最底部點「儲存變更」。
步驟二：建立範本
開啟功能之後，點左上角「撰寫郵件」，在信件內容裡打好你想存起來的文字。
寫完之後，點撰寫視窗右下角的「更多選項」（三個直排的點），選「範本」，會展開子選單，選「將草稿儲存為範本」，再點「另存為新範本」，系統會跳出輸入框讓你幫這個範本命名，取一個好辨識的名字，例如「客服自動回覆」，確定送出。
如果之後想修改已經存好的範本，一樣是「將草稿儲存為範本」，但選「覆寫範本」，挑要更新的範本再儲存即可，不需要每次都重新建一個新的。
步驟三：插入範本
範本存好之後，開一封新信，點「更多選項」→「範本」，這次選單下方會多出「插入範本」，底下列出你之前存的所有範本名稱。
點你要用的範本，內容就會直接帶入信件裡。這時候還是可以照需要修改文字、補上收件人姓名或個別細節，不是插入之後就固定不能動，改完再按傳送就完成了。
進階：把範本設成自動回覆
範本還可以搭配篩選器，變成符合特定條件時自動寄送的回覆信。適合用在像是「收到某個特定主旨的信就自動回一封確認信」這類重複性高的場景。
做法是在 Gmail 頂端搜尋框旁點「顯示搜尋選項」，設定要篩選的條件（例如寄件人、關鍵字），確認條件沒問題後點「建立篩選器」，在篩選器選項裡勾選「傳送範本」，選擇要自動寄出的範本，再點「建立篩選器」完成設定。
之後只要有信件符合你設定的條件，系統就會自動用你選的範本回覆，不需要人工介入。
使用上的限制
Gmail 範本是內建功能，但有幾個使用限制要先知道。
Gmail App 不支援範本——目前範本的開啟、建立與插入主要透過電腦版 Gmail 操作，Android 與 iPhone/iPad 的 Gmail App 沒有提供相同的範本功能。
沒辦法直接跟團隊共用——範本存在個人帳號底下，同事看不到你存的範本，如果團隊要共用同一套話術，得靠額外的方式，例如把內容整理成共用文件，大家各自複製貼上存成自己的範本。
沒有變數代入功能——範本插入的內容是固定的，沒辦法像合併郵件那樣自動帶入每個收件人的姓名或資料。如果你的需求是這種客製化程度比較高的批次寄信，範本不是對的工具，合併郵件才是。
Gmail 範本適合哪些人使用？
如果你每天都會回覆內容相近的郵件，Gmail 範本就是最簡單的省時方式。客服常見問題、業務跟催、報價說明或會議確認，都可以先整理成範本，需要時直接插入再稍微修改。
如果需求進一步變成大量寄送，而且每封信都要自動帶入不同姓名或資料，就比較適合改用 Gmail 合併郵件。
FAQ
Q：Gmail 範本要怎麼開啟？
進入 Gmail 設定，點「查看所有設定」，切到「進階」分頁，找到「範本」點選「啟用」，儲存變更即可。這個功能預設是關閉的，只能在電腦版設定。
Q：罐頭回覆是不是範本？
是的。「罐頭回覆」是 Gmail 過去使用的名稱，現在介面中已改稱「範本」。如果你在舊教學看到「罐頭回覆」，指的就是現在的 Gmail 範本功能。
Q：範本跟合併郵件有什麼不同？
範本儲存的是固定內容，插入後仍然可以手動修改；如果你希望姓名、金額、優惠碼等資料能依不同收件人自動帶入，那要使用合併郵件，而不是一般範本。
Q：手機可以用 Gmail 範本功能嗎？
不行。範本的開啟、建立與插入主要透過電腦版 Gmail 操作，Android 與 iPhone/iPad 的 Gmail App 目前沒有提供相同的範本功能。
Q：範本可以設成自動回覆嗎？
可以，搭配篩選器就能做到。設定篩選條件後，在建立篩選器的選項裡勾選「傳送範本」並選擇對應範本，符合條件的信件就會自動用該範本回覆。
Q：團隊可以共用同一套 Gmail 範本嗎？
Gmail 原生功能不支援團隊共用，範本只存在個人帳號底下。如果需要團隊共用同一套內容，通常做法是整理成共用文件，讓每個人各自複製存成自己的範本。
參考文獻
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Gmail 說明 — 在 Gmail 中建立範本
https://support.google.com/mail/answer/14864208?hl=zh-Hant -
Gmail 說明 — 使用郵件合併功能傳送個人化電子郵件
https://support.google.com/mail/answer/12921167?hl=zh-Hant
